如何让你的Slack工作空间准备好连接

在这个时代 远程工作，保持联系和培育社区的能力是必不可少的. Slack在这方面是一个不可思议的工具, 在定制的环境中提供高效的交流平台.

在Toptal, 我们利用这个平台不仅连接了我们1人以上的分布式核心团队,500专业人士, 还要建立一个坚强, 连接全球自由职业者的网络. 我们为这两个社区使用单独的Slack工作区, 允许我们定义特定的设置，独特的我们如何在其中沟通.

以我作为社区主任的身份, 我领导的团队致力于拥有我们人才的在线体验. 我们知道Slack的工作空间是不断增长和变化的, 因此，成功地管理它需要奉献精神, 警惕, 还有一点创造力. 在这篇文章中, I share how we continually audit 和 elevate our Slack community workspace so that other businesses 和 teams can replicate our success 和 strengthen the power of their online communities.

帮助你的Slack社区繁荣的四个步骤

当一个在线社区蓬勃发展时, 它有助于在成员之间建立一种群体认同感, as well as strengthen their personal 和 professional connections to the organization. 它还可以驱动和影响公司和社区团队的目标和关键结果. 来实现这一切, your platform needs to be easy to use 和 should reflect your br和 identity 和 professionalism.

如果Slack是社区沟通的基础, 你可能已经发现，如果没有定期的监控和清洁, 这个平台可能会变得混乱或难以控制. Implementing the following tips 和 guidance will help you keep your workspace tidy 和 poised for positive connection:

1. 审计和清理公共渠道

To maintain order 和 facilitate a smooth user experience, conduct audits on an ongoing basis. 建立用于每次审计的规则. 例如: Archive all public channels that were established at least three months ago but have fewer than five messages posted. You’ll also want to decide whether there are channels that should remain active regardless of their levels of activity or inactivity.

对于每次审计，首先从您的平台导出公共通道指标. In Slack, log in as an administrator 和 download metrics for your preferred time frame. 按关键数据列排序，如“最后一次活动”或“发布的消息”.“使用这些数据根据你设定的规则进行审计. There is the option to auto-archive channels that have been inactive for a select period of time using Slack APIs. 然而，我们发现自动设置并不总是有用的. Organizations may need to maintain some necessary channels that do not garner frequent engagement.

目标是每年至少进行两次审计(最好每六个月一次)。. 这可能是一个耗时的练习, 但如果过了太长时间没有审计, 你的Slack工作空间会变得杂乱.

2. 创建命名约定和工作空间标准

如果您正在创建工作空间, 建立命名约定和其他标准是至关重要的. 如果您的工作空间已经启动并运行，但您还没有适当的协议, 做出决定并相应地更新渠道. 这些变化可能会引起一些混乱，但是, 如果实现正确, 从长远来看是否会带来更顺畅的用户体验. 我推荐以下五种方法:

• 使用前缀或单词来描述部门, 集团, 或者通道类型, 并使用连字符作为单词之间的分隔符. 例如, 支持名为#payment_help的通道, # profile-support-team, 当命名为#support-payments时，#helpdesk变得更容易搜索和找到, # support-profiles, 和#支持.
• Consider starting key channels with an underscore or hyphen in order to ensure they show up at the top of channel lists when sorted alphabetically (typically the default setting). 在Toptal, 这种方法减少了主#_support通道中的消息量, as members were able to find more relevant channels 和 get the appropriate support faster.
• Update your workspace settings to ensure that only trained administrators who know the conventions can open public channels. 这将限制要审计的通道数量.
• 为所有主要频道分配明确的频道所有者或版主. These could be core team members who own select programs or very active users who want to contribute. Assigning owners or moderators will help keep channels active 和 ensure timely responses where most needed. Add these names to channel descriptions to clarify who members can approach or tag for help.
• Add helpful bookmarks 和 pins to as many channels as possible to provide specific instructions on how to interact 和 participate.

3. 授权会员和频道版主明确的指导方针

的重要组成部分 社区建设 是否为成员设定了明确的界限和期望. 用户行为准则可以帮助实现这一目标. 在Toptal, our talent network comprises diverse people from all over the world with different cultures 和 backgrounds. Our code of conduct gives users the confidence to be active members of the community 和 helps everyone thrive.

我还建议创建另外两个文档. 第一个, 内部日志, 跟踪围绕设置做出的决定, 命名约定, 权限, 和 more (this should also include a plan for dealing with difficult situations or members so that your team can act fast 和 maintain a positive environment). 第二个, 主持人指南, 分发给任何监控或拥有频道的人, 以获取诸如欢迎新来者和, 重要的是, 如何提高他们渠道的活跃度和参与度. 我们向版主提供他们Slack频道的每周数据, 太, 所以他们可以跟踪表现.

4. 运用渠道参与和新人拓展的最佳实践

吸引现有和新用户的潜力是巨大的. 以下是我们采用的核心最佳实践:

• 在很少发生活动的渠道中促进讨论, 当会员发帖时, 确保团队成员总是做出回应. 当会员感到被关注时，他们更有可能更频繁地发帖.
• 想办法让所有成员都参与进来. This helps newcomers feel supported 和 older members feel relevant 和 helpful—和 encourages them to stay engaged. 问问你自己:人们是否觉得回复帖子很重要?
• 在Slack中使用“提及”功能，用名字欢迎每个新成员加入你的频道. I recommend drafting a short welcome message that includes instructions on how to contribute to the channel. 在每个新成员添加时使用该消息，并确保标记他们. 如果个性化帖子的团队容量有限，请使用 松弛的工作流 to automate messages to all members who join a channel or exhibit select behaviors.
• 定期发帖——至少一周一次——让别人觉得发帖更舒服. Lead by example 和 be as active as possible so users know it’s OK to ask questions, 评论, 分享想法.
• 格式要清晰，特别是当信息超过几行时. 把重要的词或标注加粗, 使用斜体, 并应用内联代码或块代码使节脱颖而出. Users will engage more when information is easier to digest 和 they can pick out key points quickly. 如果你真的想成为一个专业人士，使用 块设备 对于带有按钮的帖子.
• 当文本足够时，避免使用附件. 如果附件是必要的，尽量限制它们的数量. Slack更像是 沟通工具 than a file-sharing 太l, 和 reducing attachments keeps channel feeds 和 conversations clean.

跟踪工作空间性能和社区健康

在Toptal, 我们每六个月对Slack社区进行一次审核, 移除休眠频道, 实现新的命名约定, 和 创建最佳实践 欢迎和吸引人才. 这些努力取得了切实的成果:在我们第一次审计之后, 我们发现Slack的活跃用户在一个季度内增长了19%, i.e., users who posted more than six messages or reactions in the workspace within a 30-day period. 当用户能够更好地使用平台时，我们便能够看到更多用户粘性.

Slack provides many opportunities to track 和 monitor the performance of your workspace via its 分析工具. 定期回顾这些指标可以帮助你追踪用户粘性的改善.

在指标之外, consider these topics 和 questions to help you determine if your community is healthy:

共同的价值观

Are core values clearly articulated to the community, 和 are these values shared by all its members? 这些价值观在你的沟通中得到强化了吗?

成员身份和内部了解

成员是否感到被关注和理解? Do members feel comfortable within the community 和 know the actions you want them to take?

相互贡献与协作

企业对社区有贡献吗, 并且是为企业和彼此做出贡献的成员?

宝贵的经验

你的平台是否提供真正吸引人的讨论, 促进情感联系, 服务于真正的需求，而不是为了鼓励参与而参与?

持续改进使连接成为可能

为了创建一个成功的Slack社区, administrators 和 moderators must make it a space where members feel confident 和 inspired to share. 通过定期审核和清洁, 创建标准, 提供明确的版主指导方针, 并应用最佳实践, 您可以为连接保持环境优化. Implement these Slack community management guidelines 和 tips to transform your workspace from a 软件工具 成为一个繁荣的社区.